IVR – Karşılama Mesajının Kalitesini Nasıl Geliştirebilirsiniz?

IVR – Karşılama Mesajını Kalitesini Nasıl Geliştirebilirsiniz?

Eğer sanal santralinizde yeni bir sesli mesaj karşılaması kaydediyorsanız veya IVR menüsünde bir güncelleme planlıyorsanız, iş yeriniz ve müşterileriniz için telefondaki karşılama mesajının paha biçilmez bir temas noktası olduğunu çoktan biliyorsunuzdur. Kaydedilmiş karşılama mesajları; müşterilerinize, işinizin karakteri, çalışma saatleri veya özel fırsatlar gibi önemli bilgilere ulaşmasına imkan sağlayacaktır.

Sesli mesaj kayıtları ve IVR menüleri genellikle müşterilerinizin ilk izlenimi olacağı için, dikkatli bir biçimde planlanmaları ve uygulanmaları önemlidir. Biraz ekstra yardım isteyenler için, teoride ve uygulamada, telefon karşılama mesajınızın kalitesini nasıl arttırabileceğinizi basit ipuçları ile göstereceğiz.

Unutmayın: açıklık ve kısa olması önemlidir!

Telefon karşılama mesajları, müşterinin iş yerinizi aradığında ilk duyduğu şeydir ve bununla yüzleşelim:

Müşterinizin detaylı bir kaydı dinlemeye vakti yoktur! Özellikle de belirli bir kişi veya departmana ulaşmaya çalıştıkları zaman.  

Bu nedenden dolayı, mesajların kısa ve isabetli olması önemlidir.

IVR/auto menünüzü planlarken, yönlendirme seçeneklerinizi kaydedilmiş ve mesajın mümkün olduğunca başına yerleştirdiğinizden emin olun. (Bu şekilde, müşteri, sadece siparişini kontrol etmek istediğinde veya fatura ile ilgili soru sormak istediğinde, uzun bir karşılamayı, çalışma saatlerini ve yön tarifini dinlemek zorunda kalmayacaktır.)

Aynısı sesli mesaj için de geçerlidir. Müşterilerinizi, eğer tek istedikleri saatler sonra size mesaj bırakmaksa, gereksiz detaylar arasında güçlükle ilerlemek zorunda bırakmayın.

Ses Kaydının açık ve arka plan sesini olabildiğince azaltarak yapınız.

Bütün arayanlar bu mesajları duyacağı için, kayıtların profesyonel bir şekilde yapıldığından emin olunuz.  Kayıttan önce profesyonel bir metnin yazılı olduğundan ve ortalama bir ton ve hızda konuştuğunuzdan emin olunuz.

Eğer mümkünse, arka plandaki sesleri yok etmek ve taze bir ses elde etmek için profesyonel kayıt programı ve ekipmanlarından faydalanınız.  Bu sizin profesyonel bir kurum idare ettiğinizi göstermenize yardımcı olacaktır.

Kullandığınız hitabın farkında olun.

Telefon karşılama mesajını planlarken ve kaydederken, kullanmaya karar verdiğiniz hitap şekline dikkat edin ve her zaman dinleyenleri aklınızın bir köşesinde tutun.  Örneğin, eğer iş yeriniz ana dili Türkçe olmayan uluslararası kitleye hitap ediyorsa, kullanacağınız kelimeler basit, açık ve yerel deyim ve cümle kalıplarından uzak olmalıdır.

Her zaman telefon karşılama mesajınızı test edin.

Sesli mesajınızı veya IVR karşılamanızı uygulamaya koymadan önce, test için zaman planlayın.  Bu özellikle IVR menüsü söz konusu olduğunda önemlidir; bütün menü seçeneklerinizin doğru insana veya departmana yönlendirildiğinden ve menünüzün açık ve öz olduğundan emin olunuz.

IVR menü veya karşılamanızı test etmenin en iyi yollarından biri, sistemin planlanma ekibine veya kayıt aşamasında yer almayan 2 – 3 çalışana sormaktır.  Eğer müşterilerinizin çoğunun sipariş durumunu kontrol etmek veya müşteri hizmetleri ile konuşmak için aradığını biliyorsanız, test edenlere ipucu vermeden doğru departmana ulaşmayı denemelerini isteyin.  Bu müşterileriniz için olası karışıklıkları anlamanıza ve önlemenize yardımcı olacaktır.

Ayrıca unutmayın! Netgsm, Profesyonel Stüdyo Ses Kayıtlarını 6-12 ve 24 ay Sanal Santral Paketini alanlara ücretsiz sunuyor.

Bir Cevap Yazın